Les nouveautés d'Office 2007 illustrées

Question 80/100 dans l'Examen (comme l'année dérnière)

Les nouveautés d'Office 2007 illustrées


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Sortie
le 30 novembre, la nouvelle version de la suite bureautique de
Microsoft innove aussi bien sur le look que sur les fonctionnalités.
Tour d'horizon des principales nouveautés annoncées.

Les nouveautés de Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Project -
ainsi que les fonctions génériques - sont au menu de ce dossier.
Explications et illustrations sur ce qui vous attend.
Les nouveautés d'Office 2007

















Enquête réalisée par Yves Drothier, JDN Solutions, 04/12/2006

Au niveau performances, Excel 2007 repousse les limites de son prédécesseur en proclamant être capable de traîter jusqu'à un million de lignes pour 16 000 colonnes. Les formules disposent d'une saisie automatique de manière à respecter obligatoirement leur format.
Excel multiplie désormais les styles proposés à
l'utilisateur, de manière à appliquer des effets sur des cellules
titres par exemple, ou sur des cellules résultats, mais aussi pour
mettre en forme les graphiques ou les réorganiser en un seul clic, sans
passer par l'interface - jusqu'alors plus complexe - de gestion des
tableaux.
Autre nouveauté intéressante, il est possible de mettre l'accent sur
certaines données qui ressortent d'un tableau, notamment celles qui
s'éloignent de la moyenne, par le biais de codes graphiques (flèches
vers le haut ou vers le bas, code couleur, barre de progression...).
Des outils de filtre et de tri automatiques, ainsi qu'une connexion étendue avec les bases OLAP permettent à Excel de prétendre concurrencer des outils décisionnels sur des fonctions sommaires.
Outre la création de tableaux croisés dynamiques et de graphiques croisés dynamiques simplifiés, Excel est désormais capable d'exporter des données au format PDF ou XPS
(XML Paper Specification, format concurrent de PDF proposé par
Microsoft). Tout comme Outlook, il est possible de protéger les
informations confidentielles générées sous Excel et de donner accès en
écriture à certaines cellules du tableau uniquement. Le moteur de
calcul d'Excel peut aussi être repris dans d'autres applications
métiers en réutilisant l'API de Microsoft.

Les ajouts de Word 2007 s'avèrent très pointus. Pêle-mêle figurent un générateur d'équations mathématiques, des statistiques de rédaction en direct, un gestionnaire de citations et de références, et une vérification orthographique contextuelle.
Plus anecdotique, il est possible depuis Word 2007 de publier son
document directement sur un espace de blogs en ligne tel que Blogger,
MSN Spaces, TypePad ou Community Server.
Il est aussi possible d'appliquer une mise en forme type à tous ces documents, d'en créer de nouvelles ou de les adapter. De nouvelles fonctions de création de graphiques font leur apparition, notamment pour gérer les effets graphiques propres à Vista (transparence, ombre, 3D...). Les graphiques importés depuis Excel seront mieux supportés selon Microsoft.
Concernant la relecture de document, l'interface a été
entièrement revue, de manière à mettre plus facilement en évidence les
différences entre deux versions d'un même document. L'inspecteur de
document est une fonction détectant l'ensemble des commentaires,
annotations ou informations personnelles d'un document afin de vérifier
- avant son envoi - que l'entreprise ne transmet pas de données
confidentielles.
Les fonctions d'export PDF et XPS sont également disponibles, de
même que les fonctions de gestion des droits numériques (DRM). Un mode
lecture plein écran a été ajouté pour faciliter la consultation de
documents sans recourir à l'impression, à l'instar de PowerPoint.

Avec PowerPoint 2007, les mises en page personnalisées peuvent être
sauvegardées et réappliquées ainsi rapidement sur de nouvelles
présentations. En utilisant un serveur SharePoint, elles peuvent aussi
être partagées à toute l'entreprise. De la même facon, en passant par
un serveur SharePoint, il est possible d'intégrer des feuilles
spécifiques de présentations stockées sur le serveur d'entreprise.
Avec l'outil de travail collaboratif Groove de la suite Office, les
présentations PowerPoint peuvent faire l'objet d'un travail en commun
sur différents feuilles en temps réel et avec les informations de
présence affichée. Le créateur du document gère dans ce cas le partage
de son fichier ainsi que les droits attribuées aux autres
collaborateurs.
L'export aux formats XLS et PDF reste possible, de même que la
détection et la suppresion des informations confidentielles
(commentaires, révision du document...). La manipulation de textes, de
graphiques, de tableaux ou d'images a également été repensée de manière
à en faciliter l'accès.

La reconnaissance automatique des formats de données permet
à Access d'appliquer à un champ type des contraintes comme : numérique,
alphanumérique, e-mail... selon les données saisies par l'utilisateur.
Ce format s'adapte au fur et à mesure des nouvelles données
enregistrées.
L'enregistrement de contacts depuis Outlook 2007 dans la
base de données Access est facilité par une fonction d'import. A
l'image d'Excel, des fonctions de filtrage et de tri automatiques ont
été ajoutées par rapport à la précédente version, notamment sur la
fraîcheur des informations.
Access 2007 prend en charge les champs à valeurs multiples, dans le cas par exemple de listes. De même, l'association de documents est désormais plus riche,
Access étant capable de tenir compte de photos, de feuilles de calculs
ou de documents textes. Il gère par ailleurs les différents styles
appliqués au texte et peut les remettre en forme si besoin dans les
tables.
Une interface spécifique de création de formulaires a été
développée de manière à afficher l'aperçu du formulaire à l'écran, et à
faciliter la manipulation d'objets à la souris. Dans les états, la
fonction de navigation accélère la recherche d'information par une
commande clavier Ctrl+F. Tout comme les tables, de nouvelles fonctions
de filtrage et de tri sont disponibles pour les états. Il est possible
de les exporter au format PDF et XPS.
Pour les administrateurs maniaques, il est même envisageable de
s'abonner à un flux RSS de manière à être alerté automatiquement dès
qu'un nouvel enregistrement est inséré, modifié ou supprimé dans une
base Access.

Première nouveauté pour Outlook 2007 : la fonction de recherche
a été intégralement revue pour traquer l'information dans les documents
joints, au sein d'une base de contacts, du calendrier ou des tâches, et
toujours des e-mails. Il est possible de sélectionner certains critères
pour affiner sa recherche.
Les pièces jointes sont désormais prévisualisables
sans que l'utilisateur n'ait à cliquer dessus. Il est également
possible de marquer de différentes couleurs ses e-mails afin de les
retrouver plus facilement par la suite.
Coté sécurité, une fonctionnalité de filtre antiphishing a
été ajoutée à Outlook 2007 : elle désactive les liens risqués.
L'utilisateur peut également contrôler les informations confidentielles
sortantes, en appliquant des fonctions de gestion des droits numériques (DRM) sur ces documents de travail. Il est ainsi possible d'indiquer une date d'expiration pour les fichiers joints.
Enfin, l'utilisateur peut désormais s'abonner à des flux RSS à la
manière d'un lecteur indépendant, recevoir les messages et les
consulter. Une fonctionnalité de cartes de visites électroniques doit
faciliter la gestion des contacts en partageant non seulement les
informations de l'entreprise, mais aussi sa photo ou une image de
l'entreprise.

A travers un pilote des tâches, Project 2007 détermine
quels sont les facteurs déclencheurs d'une nouvelle tâche de manière à
remonter plus facilement les causes d'un allongement des délais d'un
projet. De même, tous les éléments qui ont changé par rapport à la
dernière version du projet peuvent être mis en surbrillance.
Pour plus de flexibilité, des niveaux d'avancement de projet
représentent des étapes à partir desquelles l'utilisateur dessine un
scénario virtuel. Il peut revenir à son niveau d'avancement
intermédiaire pour simuler un autre scénario sans remettre en cause
l'ensemble du projet.
Un champ budget estime désormais le coût d'un projet et assure le
suivi de ses coûts dans le temps. Ces nouvelles fonctions densifient le
niveau d'informations présentes sur Project. Aussi des options
graphiques ont-elles fait leur apparition, par exemple la possibilité
de produire des tableaux croisés dynamiques ou des diagrammes. A partir
de ces graphiques, le chef de projet planifie des rapports d'activités
périodiques.
Comme dans Excel, des codes couleurs peuvent être associés à
certains champs afin de faciliter la lecture de l'information. Des
modèles prêts à l'emploi doivent économiser du temps à la création d'un
nouveau projet. De nouveaux sont téléchargeables depuis le site
Microsoft Office Online.

Le ruban fait office de nouvelle interface à la suite
bureautique de Microsoft. Il vient remplacer idéalement les sous-menus
parfois peu clair pour le néophyte d'Office en présentant directement
une icône illustrée pour chaque fonction.

Autre nouveauté, avant d'appliquer un style quelconque, d'imprimer un
document ou de mettre en place un graphique, une fonction de prévisualisation est systématiquement disponible.
Un mode zoom autorise l'utilisateur à voir très simplement
l'ensemble des pages de son document sans passer par l'étape d'aperçu
avant impression. Il peut également changer le mode (paysage ou
portrait) depuis l'aperçu et voir directement les changements.
Dernière nouveauté générale, les formats de fichiers utilisés par Microsoft se basent désormais sur le standard XML.
Il est donc possible de décomposer très simplement son document pour en
aperçevoir les propriétés, les fonctions appliquées et les droits des
utilisateurs. Attention cependant, ce format n'est pas Open Source à
l'inverse de l'Open Document Format proposé par la suite bureautique
concurrente OpenOffice.

En pratique, le gros avantage du nouveau format de fichier d'Office vient de la réduction de la taille des fichiers
qu'elle engendre. Les grands gagnants seront d'abord Excel et
PowerPoint suivis, dans une moindre mesure, par Word. Ces applications
voient fondre des fichiers de plusieurs méga-octets à seulement
quelques centaines de kilo-octets. A noter que, malgré ce changement,
Office assure une compatibilité ascendante jusqu'à la version d'Office
2000.